Sebastian Mennes deed onderzoek naar de beste plek om programmeerwerk uit te besteden. Hij concludeerde dat hij het beste zaken kon doen in India, om precies te zijn in de provincie Kerala.

Op zijn zeventiende begon Mennes met het bouwen van websites en applicaties met zijn eenmanszaak Mennes Creative. Het bedrijf groeide uit tot een BV en er kwamen meerdere webdesigners in dienst. Maar doordat de opdrachten steeds technischer van aard werden, groeide de behoefte aan programmeurs met een technische achtergrond. Hij besloot om een onderzoek te doen naar de beste plek om IT-werk uit te besteden.

Waarom zelf zo’n onderzoek doen?

In die tijd studeerde ik Business Studies aan de Universiteit van Tilburg. Daar leerde ik onder meer dat de kostenvoordelen van uitbesteden vaak tegenvallen. Dat komt doordat de logistieke en coôrdinatiekosten vaak hoger uitvallen dan verwacht. Ook arbeidskosten lopen snel op, vanwege een gebrek aan arbeidsstabiliteit en een groot verloop van medewerkers. En tot slot zijn er taal- en cultuurproblemen die de communicatie bemoeilijken.

Het leek me nuttig en leuk om de theorie en de praktijk te combineren en een onderzoek te doen naar de beste locatie om programmeerwerk uit te besteden. Ik liet voor mijn bedrijf steeds kleine opdrachten uitvoeren in verschillende landen, zoals China, de Filipijnen, Oekraïne en India. Soms liet ik twee keer hetzelfde project uitvoeren, dat ging dan wel ten koste van de winst, maar daardoor kon ik wel goed de verschillende locaties met elkaar vergelijken.

Wat was er mis met China, de Filipijnen en Oekraïne?

In China ervoer ik een probleem met de communicatie. Mensen zeiden overal ja op, terwijl het in de praktijk soms nee was. Ik heb me daar toen in verdiept en dat blijkt echt een cultuurding te zijn. Mensen ervaren het als gezichtsverlies om nee te moeten zeggen. Dan is het wel moeilijk om samen met kritische blik aan een applicatie te bouwen.
In de Filipijnen waren er twee minpunten. Ten eerste viel de stroom vaak uit. Dat kan natuurlijk een incident zijn geweest, maar toch hoorde ik van andere ondernemers die daar ook tegenaan liepen. Daarnaast werkten de mensen in de Filipijnen onze plannen op de letter nauwkeurig uit. Ze deden precies wat we
vroegen, maar dachten niet echt mee.
In Oekraïne, tot slot, had ik het gevoel dat de programmeurs niet bereid waren om op lange termijn zaken met mij te doen. Bovendien trok het vestigingsklimaat me niet echt vanwege de corruptie en de politieke instabiliteit. Achteraf blijkt dat een goede keuze te zijn geweest, want de politieke situatie in het land is de laatste tijd wel erg onrustig geworden.

Deze problemen speelden niet in India?

Mensen hebben het vaak over India als één gebied, maar de verschillen tussen de regio’s zijn levensgroot. Kerala, in het zuidoosten, is de deelstaat met de laagste criminaliteitscijfers en het laagste niveau van analfabetisme van het land. Kerala is goedkoper dan bijvoorbeeld Bangalore in de naburige deelstaat Karnataka, waar de prijs is opgelopen, omdat het dÈ IT-hotspot van India is waar alle grote jongens zitten. Maar we zitten op een IT-park waar de overheid heeft geïnvesteerd in een noodstroomvoorziening, infrastructuur en onderwijs. Verder zijn de mensen hier misschien niet zo direct als in Nederland, dus ze zullen er best een beetje omheen draaien als ze het ergens niet mee eens zijn. Maar ze zeggen hier ten minste niet expliciet ja als ze nee bedoelen.

Gingen de zaken in Kerala zo soepel als u had verwacht?

Nee, toen we in 2008 in Kerala zaten begon de echte leerschool pas. Het cultuurverschil is groot en daar moet je mee om leren gaan. Toen ik voor het eerst op werkbezoek kwam, stonden alle programmeurs voor me op. Ik voelde me daar helemaal niet prettig bij. Aan de andere kant keken zij mij raar aan toen ik zei: ëJullie zijn onze experts. Zonder jullie bestaat onze business niet.í

Hoe gaat u daar mee om?

Dat zijn soms kleine dingen. Zo hebben we in ons interne computersysteem een optie toegevoegd waar programmeurs kunnen aangeven dat een opdracht onduidelijk is. Een Indiase programmeur kan niet zoveel met de opdracht kun je deze pagina iets mooier maken? Tegelijkertijd zal hij niet zomaar naar de baas stappen om te zeggen dat hij de opdracht niet begrijpt. Onze programmeurs kunnen nu met één druk op de knop aangeven dat de opdracht onduidelijk is, zodat we in Nederland weten dat we specifieker moeten zijn.
Daarnaast hebben we geleerd om duidelijk aan te geven waar de ruimte voor de programmeurs zit om zelf met verbeteringen te komen. Als je dat open laat, dan gebeurt er niet zoveel, maar als je ze het vertrouwen geeft om op bepaalde punten mee te denken, dan gebeurt dat ook. Deze manier van werken heeft ertoe geleid dat we op ons Nederlandse kantoor de projecten beter zijn gaan voorbereiden. Tot slot hebben we een Nederlandse projectmanager in India, om de communicatie te versoepelen.

Werpen die verbeteringen hun vruchten af?

Ja, ik ben heel tevreden over de samenwerking. Zo tevreden dat ik begin deze maand het bedrijf Newsourcing BV heb opgericht, dat programmeerwerk uitbesteedt voor Nederlandse klanten. Bedrijven kunnen bij ons IT-capaciteit inhuren op abonnementsbasis, maar ook vaste programmeurs of hele multidisciplinaire teams.
Ik wil dat andere bedrijven kunnen profiteren van de kennis en ervaring die wij de afgelopen jaren hebben opgedaan.

Waarom houdt u die kennis en ervaring niet voor uzelf?

Er zit markt in het uitbesteden. Op deze manier hoeven bedrijven niet dezelfde fouten te maken die wij al hebben gemaakt. Outsourcing is complex en wordt vaak onderschat. Van alle projecten die in het buitenland worden uitbesteed, mislukt 85%. Dat cijfer moet veel lager kunnen!